21.07.2025
VVT Datenschutz Muster: Vorlage für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind laut Art. 30 DSGVO verpflichtet, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu führen. Damit Sie dieser Pflicht effizient nachkommen können, stellen wir Ihnen ein kostenloses VVT-Muster als Excel-Vorlage zur Verfügung. In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein VVT ist, welche Bereiche unsere Vorlage abdeckt und worauf Sie beim Ausfüllen achten sollten.
Jacqueline Neiazy
Partnerin Datenschutz & Geschäftsführerin
Was ist ein VVT?
Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert, wie und zu welchem Zweck personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es dient sowohl der internen Datenschutzorganisation als auch als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.
Ein vollständiges VVT umfasst Informationen wie:
- die Verantwortlichen,
- die Zwecke der Datenverarbeitung,
- betroffene Personengruppen,
- Kategorien verarbeiteter Daten,
- Empfänger*innen,
- Aufbewahrungsfristen,
- technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs).
Aufbau unserer VVT-Vorlage
Unsere Excel-Vorlage gliedert sich in fünf Bereiche:
1. Allgemeine Angaben
Hier erfassen Sie grundlegende Informationen zum Verantwortlichen, Datenschutzbeauftragten, zur Aufsichtsbehörde und zur letzten Aktualisierung des VVT.
Hinweis: Tragen Sie hier unbedingt korrekte und aktuelle Kontaktangaben ein.
2. Allgemeine Ausführungen zu TOMs
In diesem Abschnitt tragen Sie bitte eine Übersicht Ihrer technischen und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO ein.
Tipp: Was TOMs sind, wie man die richtigen auswählt und sie korrekt dokumentiert, erfahren Sie in unserem Beitrag "Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) im Datenschutz".
3. Übersicht
Diese Tabelle dient als Übersicht über all Ihre Verarbeitungstätigkeiten, um sich im Dokument besser zurecht zu finden.
Tipp: Verlinken Sie die Tabellenblätter der detaillierten Dokumentation auf dieser Seite, damit Sie schnell zu den Verarbeitungstätigkeiten springen können, die Sie suchen. Alternativ können Sie auch mit der Nummerierung arbeiten.
4. Name VVT
Hier dokumentieren Sie jede einzelne Verarbeitungstätigkeit im Detail – vom Zweck über Datenkategorien bis hin zu Übermittlungen und Aufbewahrungsfristen.
Hinweis: Für jede Verarbeitungstätigkeit duplizieren Sie dieses Tabellenblatt und füllen es für die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten aus.
Fazit
Mit dieser strukturierten VVT-Vorlage fällt es Ihnen leichter, den Überblick über Ihre Datenverarbeitungsprozesse zu behalten – DSGVO-konform und praxisnah.
Jetzt kostenlos herunterladen und auf Ihre Organisation anpassen!
VVT-Muster als Excel-Vorlage direkt in Ihr Postfach
Lassen Sie sich unser kostenloses VVT-Muster als editierbare Excel-Vorlage per E-Mail zuschicken. Dazu gibt es einen ausführlichen VVT-Leitfaden und eine Checkliste.
Unterstützung durch ISiCO
Gerne unterstützen wir Sie als ISiCO bei der Erstellung und Pflege Ihres Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten – praxisnah, individuell und DSGVO-konform. Darüber hinaus stehen wir Ihnen in allen anderen Bereichen des Datenschutzes beratend zur Seite – sei es im Rahmen von Projekten oder als externer Datenschutzbeauftragter (DSB) für Ihr Unternehmen.
Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!
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